ComenteazăArhivarea documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional (documente contabile, documente medicale, documente cu valoare istorică) este o obligativitate, reglementată prin legea Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Este important de știut că toate aceste documente au un termen de păstrare, după care trebuie eliminate și distruse din arhivele fizice, conform legii.
Informațiile privind termenele de păstrare a documentelor organizației se regăsesc în Nomenclatorul Arhivistic, un instrument obligatoriu din punct de vedere legal, pentru orice deținător de arhivă. Distrugerea documentelor al căror termen de valabilitate s-a ajută la o mai bună gestionare a arhivei, la optimizarea volumului de documente şi contribuie la facilitarea accesului la actele valabile rămase – iar pentru această sarcină îți pot fi de folos ajutorul specialiștilor în arhivare documente.
Când pot fi distruse documentele?
Potrivit legii, documentele a căror valabilitate a expirat pot fi eliminate din arhive și ulterior distruse, însă această procedură nu se poate realiza decât în urma etapei de selecționare a documentelor și obținerea avizului de distrugere din partea Arhivelor Naționale.
Distrugerea documentelor – ce trebuie să cunoști despre acest proces?
Distrugerea documentelor la cerere, după expirarea termenului de păstrare legal, este o operațiune ce trebuie realizată în condiții de maximă securitate. În acest context, serviciile oferite de o companie autorizată în arhivare documente pot fi extrem de utile.
Specialiștii autorizați în arhivare îți stau la dispoziție cu servicii de distrugere documente, iar colaborarea cu aceștia te va ajuta să te bucuri de avantaje precum optimizarea spațiului și reducerea costurilor de depozitare și gestionare a arhivei, respectând, în același timp, normele legislației în vigoare și protecția informațiilor confidențiale.
Care sunt etapele procesului de distrugere documente? Primul pas presupune etapa de selecționare a documentelor și obținerea avizului de distrugere eliberat de Arhivele Naționale, urmată de pregătirea documentelor și îndepărtarea foliilor de plastic sau a altor elemente. Această etapă poate fi realizată atât în depozitele specialiștilor autorizați, cât și direct la locația organizației tale.
Distrugerea documentelor se realizează prin introducerea lor în tocător și se finalizează prin emiterea unui certificat de distrugere confidențială și predarea deșeului de hârtie unei firme specializate în reciclare.
Așadar, procesul de distrugere a documentelor necesită atenție crescută, iar prin apelarea la serviciile oferite de către specialiștii autorizați te asiguri că această sarcină este efectuată rapid, în siguranță și în conformitate cu prevederile legale.