Ghid practic: Ce documente trebuie păstrate și pentru cât timp?

Ce documente este nevoie să fie păstrate și arhivate?

Documentele unei firme sunt împărțite în funcție de specificul operațiunilor realizate, de la administrativ la juridic. Nu toate aceste domenii necesită arhivarea documentelor, însă procesul este obligatoriu pentru documentele contabile, documentele fiscale sau juridice,  contractele comerciale și documentația legată de resurse umane, acolo unde este necesară păstrarea dosarelor de personal pe perioade destul de mari de timp. 

În cazul în care firma ta are documente cu termene de păstrare depășite, în funcție de categoria din care fac parte și de termenele legale ale acestora, , acestea pot fi eliminate, însă procesul nu se poate face oricum. Pentru a avea certitudinea că datele companiei tale sunt în siguranță și că acestea nu sunt expuse nimănui, poți opta pentru un serviciu profesional de distrugere documente, prin care actele sunt distruse în condiții de maximă securitate. 

Este important ca înainte de a alege ce documente vor merge în arhivă să faci o analiză a acestora, verificând data la care au fost emise. Actele firmei și actele adiționale, la fel ca și contractele de muncă și toate procesele verbale ale companiei, inclusiv minutele ședințelor ar trebui arhivate și păstrate pe întreaga durată a activității firmei. Facturile și bonurile fiscale trebuie păstrate timp de 5-10 ani de la data emiterii. În schimb, declarațiile fiscale și registrul de casă se arhivează pentru o perioadă de 10 ani. Dacă perioada ți se pare mare și te gândești că este posibil să nu ai suficient spațiu fizic pentru atâtea acte, atunci apelează la servicii de depozitare arhiva, care îți permit mutarea și stocarea acestora în spații sigure,în perfecte condiții de siguranță. 

Recomandări

Planul „machiavelic” aplicat de un mecanic auto pentru a domina o femeie. Victima: „Mă duc şi mă omor, sincer, că nu mai pot”

Ce documente nu necesită arhivare și păstrare obligatorie?

În activitatea unei companii există și documente pe care nu este obligatoriu să le păstrezi, iar acest lucru este important să fie cunoscut pentru a nu-ți aglomera inutil spațiul. Mailurile companiei, cu excepția celor care conțin informații importante legate de comunicarea juridică, comercială sau contabilă, nu sunt obligatorii pentru arhivare. De asemenea, dacă ai achiziționat produse sau echipamente pentru firmă, este necesar să arhivezi bonurile și facturile în dosarele de operațiuni. Garanțiile pentru aceste produse trebuie păstrate separat, iar păstrarea lor este obligatorie doar pe durata în care acestea își produc efectele. 

Alege să ai grijă de firma ta și de documentele cu care operează aceasta: registrul de intrări-ieșiri, documente financiar-contabile, achiziții sau resurse umane. Fii mereu acoperit și respectă legislația, apelând la soluții profesionale de arhivare. Ia în calcul de asemenea soluțiile de arhivare moderne, virtuale, care îți permit să eficientizezi spațiul în timp ce îți știi documentele companiei în siguranță.

Urmărește-ne pe Google News