Utilizezi semnătura electronică a firmei de contabilitate pentru e-factura? 4 Aspecte esențiale

1. Ce presupune utilizarea semnăturii electronice a firmei de contabilitate pentru e-Factura?

Deoarece o semnătură electronică calificată este esențială pentru verificarea automată a semnăturii de către platforma e-Factura, multe companii apelează la delegarea procesului de semnare electronică a facturilor către contabilul extern. 

Externalizând semnăturile electronice, se simplifică mult procesul de facturare. Procesul presupune ca firma de contabilitate să semneze facturile electronice în numele companiei client, folosind propria semnătură electronică calificată, pe baza unui mandat legal (ex. un contract sau o procură din partea administratorului) 

În cazul folosirii unei aplicații de facturare consacrate, cum ar fi SmartBill sau Oblio, contabilul își poate integra semnătura electronică și antreprenorul poate trimite facturile emise în SPV dintr-un singur click.

Firma de contabilitate trebuie să dețină și să gestioneze certificatul digital necesar pentru semnarea documentelor, astfel încât compania ta să beneficieze de e-facturi semnate corect, sigur și legal. 

2. Beneficii pentru antreprenori: Eficiență și economie de resurse

1. Nu va fi nevoie să petreci timp căutând un furnizor de semnătură electronică. Folosind semnătura digitală a contabilului, antreprenorii se pot concentra pe activitatea lor comercială.
2. Costurile sunt mai mici. Întrucât firma de contabilitate deține deja un certificat digital calificat și expertiza necesară pentru a gestiona semnăturile, companiile economisesc cheltuielile inițiale de achiziționare a acestor certificate și a dispozitivelor necesare.
3. Contabilul știe deja cum să folosească și să gestioneze semnăturile electronice în deplină siguranță pentru firma ta.

Recomandări

Noul Parlament începe cu circ: de la declarații bizare la fuga de ochii lumii. Ce nu s-a văzut la TV REPORTAJ

3. Riscuri asociate folosirii semnăturii firmei de contabilitate

În cele mai multe cazuri, responsabilitatea juridică aparține administratorului firmei, deși contabilul este cel  care semnează facturile în numele companiei client și își asumă corectitudinea și autenticitatea semnăturilor electronice.

Pentru a evita potențiale neînțelegeri, experții recomandă să existe acorduri contractuale clare care să stipuleze responsabilitățile fiecărei părți.

Pentru a fi în deplină siguranță, antreprenorii trebuie să verifice în ce măsură contabilul respectă reglementările GDPR și asigură confidențialitatea și integritatea datelor clienților.

Companiile care aleg să folosească semnătura unui contabil extern trebuie să țină cont că această colaborare poate înceta la un moment dat. În acest caz, obținerea unui certificat digital în numele administratorului devine un proces necesar pentru a putea continua depunerea declarațiilor obligatorii în platforma SPV și transmiterea documentelor de tip e-Factură. 

Pentru o tranziție fără probleme, specialiștii recomandă antreprenorilor care aleg această soluție să stabilească proceduri clare pentru transferul responsabilităților în cazul încetării colaborării.

Recomandări

Întrebarea pe care Vladimir Putin nu se aștepta să o audă chiar la Moscova și la care a început să răspundă tușind | VIDEO

4. Aspecte legale: Ce trebuie să știi pentru a evita problemele

Semnăturile digitale sunt reglementate în UE de Regulamentul eIDAS și de legislația națională, prin Legea nr. 214/2024. Respectând acest cadru legal, semnăturile electronice au aceeași greutate juridică precum cele olografe. 

Legislația în vigoare cere existența unui acord clar între firma ta și firma de contabilitate privind utilizarea semnăturii electronice, acord ce stipulează clar responsabilitățile fiecărei părți, procedurile de semnare și măsurile de securitate pentru protejarea datelor.

Ce ar trebui să includă acest acord?

• Drepturi și obligații clare pentru fiecare parte
• Limite de utilizare a semnăturii electronice
• Măsuri de protecție a datelor
• Proceduri pentru gestionarea problemelor legale
• Clauze privind încetarea colaborării 

Este timpul să obții propria semnătură electronică? Sfaturi pentru antreprenori

Este preferabil să ai și propria semnătură electronică, în special atunci când emiți un volum mare de facturi sau când firma ta este pe un trend de creștere rapidă. În aceste cazuri, specialiștii îți recomandă să poți prelua rapid controlul direct asupra procesului de semnare a documentelor tale.

Pe termen lung, costurile inițiale de achiziționare și întreținere a unei semnături electronice vor fi amortizate de beneficiile obținute în ceea ce privește fluxul de lucru. Mai mult, poți reduce costurile recurente și riscurile de securitate asociate serviciilor externe. 

Recomandări

Guvernul a pregătit „Ordonanța-trenuleț” pe 2025. Salarii și pensii înghețate, fără angajări la stat și vouchere de vacanță

Avantajul arhivării documentelor electronice

Semnătura electronică proprie face mult mai ușoară integrarea cu sistemele deja folosite de compania ta și sporește securitatea și accesibilitatea. Documentele electronice se arhivează mult mai ușor decât cele fizice. 

Poți păstra mii de documente într-un laptop protejat de sistemele de securitate ale companiei tale, comparativ cu o arhivă fizică care, pe lângă faptul că ocupă spațiu, este mult mai vulnerabilă la deteriorare fizică, pierdere sau furt. 

Arhivarea documentelor electronice beneficiază de criptare, iar verificarea, actualizarea sau partajarea documentelor devin mult mai eficiente.  Așadar, tranziția de la arhivele fizice la cele electronice reprezintă o decizie strategică pentru eficiență și sustenabilitate.

Urmărește-ne pe Google News