Conform reprezentantilor departamentului de specialitate din Primaria sectorului 4 al Capitalei, total „solduri activ” reprezinta: restante, debitori (altii decat membrii asociatiei), actele de plata pe luna in curs (facturile de apa, energie electrica etc., nerepartizate pe membrii asociatiei), sold conturi la banci, sold in casa. Total „sold pasiv” reprezinta: fondurile asociatiei, datoriile acesteia catre furnizori si creditarile. Pentru ca situatia prezentata de asociatie sa fie intocmita corect, total solduri-activ trebuie sa fie egal cu total solduri-pasiv. De asemenea, din raportul comitetului executiv al asociatiei, trebuie sa reiasa totalul veniturilor realizate de asociatie in anul 2003.
Aceste documente se intocmesc in doua exemplare orginale, din care unul se depune la serviciul specializat pentru relatiile cu asociatiile de proprietaridin cadrul primariilor.
in cazul in care aceste documente nu vor fi intocmite corect, vor fi returnate asociatiilor.