ComenteazăSpaţii special amenajate
Calculul perioadei se face cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia ai întocmit documentele respective.
Potrivit legii, toate documentele arhivate trebuie grupate în dosare numerotate, şnuruite, parafate şi păstrate în spaţii special amenajate, pe care să le asiguri împotriva degradării sau sustragerii şi să le dotezi cu mijloacele legale de prevenire a incendiilor.
Nu poţi elimina singur din arhivă documentele al căror termen legal de păstrare a expirat. Trebuie să constitui o comisie sub conducerea administratorului firmei, a directorului economic sau a unuia dintre cenzori, după caz.
Doar dacă eşti unic asociat şi administrator sau dacă activezi ca persoană fizicăproducător individual, ai dreptul să selecţionezi singur documentele ce urmează a fi eliminate din arhivă şi să întocmeşti procesul-verbal în care consemnezi această activitate.
Aprobare de la Arhivele Naţionale
Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează în arhivă, trebuie să îl înaintezi spre aprobare comisiei din cadrul serviciului teritorial (judeţean) al Arhivelor Naţionale.
Abia după aprobarea primită de la această comisie, poţi scoate documentele din arhivă şi le poţi distruge sau trimite la o unitate de colectare a deşeurilor.
E bine de ştiut
Ar fi bine să aveţi în vedere că, în caz de pierdere, de sustragere sau de distrugere a unor documente contabile, legea prevede că acestea trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Nerespectarea acestor prevederi legale privind arhivarea documentelor constituie contravenţii, dacă faptele nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii, să fie considerate infracţiuni, şi se pedepsesc cu amenzi cuprinse între 400 şi 30.000 de lei.